1.     INTRODUCTION

This Privacy Policy explains the processing of personal data carried out by SENSIA SOLUTIONS, S.L. through the website redlookacademy.com and in connection with the management of RedLook Academy training activities, including registration through the registration form, in accordance with Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (the GDPR) and Spanish Organic Law 3/2018 of 5 December on the Protection of Personal Data and the Guarantee of Digital Rights (the LOPDGDD).

Other processing activities carried out by SENSIA are explained in the Privacy Policy published at www.sensia-solutions.com.

2.     WHO IS THE DATA CONTROLLER?

• Data Controller: SENSIA SOLUTIONS, S.L. (hereinafter, “SENSIA”)
• Tax Identification Number (NIF): B-85560340
• Registered office: Calle Margarita Salas, 12, 28919 Leganés (Madrid), Spain
• Data protection contact: lopd@sensia-solutions.com

SENSIA has not appointed a Data Protection Officer. Any questions concerning the processing of your personal data may be sent to the above address.

3.     FOR WHAT PURPOSES AND ON WHAT LAWFUL BASES DO WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA?

For each purpose, we set out below the personal data we process, the lawful basis for the processing and the period for which the data are retained. Once the stated periods have expired, the data are erased or, where necessary for the establishment, exercise or defence of potential legal claims, retained in a restricted form in accordance with Article 32 of the LOPDGDD.

3.1.  Requests submitted through the contact form

• Purpose: to respond to and follow up enquiries and requests for bespoke training submitted through the contact form or by email.
• Personal data we process: name, email address, subject line and any personal data included by the data subject in their message.
• Lawful basis: the data subject’s consent (Article 6(1)(a) GDPR), which may be withdrawn at any time without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
• Retention period: for as long as necessary to respond to the request. If the request results in the purchase of a training activity, the personal data will be processed as described in the following section.
• Mandatory nature of the data: your name and email address are required in order for us to respond. Without them, we will be unable to deal with your request.

3.2.  Registration for and participation in RedLook Academy activities

• Purpose: to manage registration, organise and deliver the activity, monitor attendance and issue the certificate of attendance; and, where registration arises from a contractual or commercial relationship with the participant’s employer, to notify the employer of the registration, actual attendance and the certificate issued.
• Personal data we process: first name and surname, corporate email address, full name and company name for the certificate, job title, country of professional residence, course session, delivery format, language and level of prior experience; the participant’s declaration concerning sanctions lists; attendance and assessment result, where applicable.
• Lawful basis: performance of a contract with the participant or taking steps at the participant’s request prior to entering into a contract (Article 6(1)(b) GDPR). Disclosure to the employer is based on the legitimate interests pursued by SENSIA and the employer in managing and evidencing the training (Article 6(1)(f) GDPR), to which the participant may object.
• Retention period: for the duration of the activity and for five years after it ends, in order to evidence the certificate issued and deal with potential claims.
• Mandatory nature of the data: the fields marked as mandatory on the form are required to process the registration and issue the certificate.

3.3.       Logistics for in-person sessions

• Purpose: to adapt the organisation of the in-person session, including catering, accessibility and mobility arrangements, to the needs communicated by the participant.
• Personal data we process: dietary preferences, allergies, intolerances and accessibility or mobility needs. Some of this information may reveal data concerning the participant’s health or religious beliefs.
• Lawful basis: the participant’s consent (Article 6(1)(a) GDPR) and, where data concerning health or revealing religious beliefs are involved, the participant’s explicit consent (Article 9(2)(a) GDPR).
• Retention period: until the activity ends, after which the data are erased.
• Mandatory nature of the data: providing this information is voluntary and is not a condition of registration.

3.4.       Invitation letters and visa application support

• Purpose: to issue, at the participant’s request, the invitation letter required for their visa application.
• Personal data we process: full name as shown in the passport, passport number and expiry date, nationality, date of birth and any information provided by the participant.
• Lawful basis: taking steps at the participant’s request prior to entering into a contract (Article 6(1)(b) GDPR).
• Retention period: until the letter has been issued and the activity has taken place, after which the data are erased unless a legal obligation requires their retention.

3.5.       Photography, recording and use of image and voice

• Purpose: to take photographs and make recordings during the activities and use them within the areas authorised by the participant: internal use (record-keeping and internal training), promotional use (websites, catalogues, presentations, press releases, trade fairs and corporate materials), and publication on SENSIA’s and RedLook’s corporate social media accounts.
• Personal data we process: image and voice.
• Lawful basis: the participant’s consent (Article 6(1)(a) GDPR), given separately for each area of use, and the participant’s express consent in accordance with Spanish Organic Law 1/1982 of 5 May on civil protection of the right to honour, personal and family privacy, and one’s own image.
• Retention period: for as long as the relevant informational or promotional purpose continues and, in any event, until consent is withdrawn.
• Mandatory nature of the data: consent is voluntary, and refusal to give consent does not affect participation or the certificate.

3.6.       Participant list for professional networking

• Purpose: to provide participants attending the same course session with a list to facilitate professional contact between attendees.
• Personal data we process: first name and surname, company, job title and corporate email address.
• Lawful basis: the participant’s consent (Article 6(1)(a) GDPR).
• Retention period: until consent is withdrawn. The list is distributed once only, at the beginning of the course session.

3.7.       Information about future training courses and activities

• Purpose: to send information, including by email, about future RedLook Academy training courses and activities.
• Personal data we process: name and email address.
• Lawful basis: the data subject’s consent (Article 6(1)(a) GDPR), which also constitutes the prior express authorisation required under Article 21(1) of the LSSI.
• Retention period: until the data subject withdraws consent. Each communication includes a simple and free means of doing so, in accordance with Article 22(1) of the LSSI.

SENSIA does not make decisions based solely on automated processing of personal data, including profiling, that produce legal effects concerning the data subject or similarly significantly affect them.

4.       WHO DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA WITH?

SENSIA does not sell personal data. Personal data may be disclosed to the following recipients, only to the extent necessary for each purpose:

• The participant’s employer, where registration arises from a contractual or commercial relationship with that employer: registration, actual attendance and the certificate issued.
• Other participants attending the same course session, in relation to the professional contact list, only where the participant has given consent.
• Catering providers and providers of ancillary services for in-person sessions: only the information strictly necessary, without identifying the underlying reason where possible.
• Social media platforms, in relation to images whose publication has been authorised by the participant.
• Public authorities, courts and tribunals, where required by law.

In addition, access to personal data is given to providers that supply SENSIA with website hosting, forms and collaboration, email and videoconferencing services. They act as processors pursuant to an agreement compliant with Article 28 GDPR and process personal data solely on SENSIA’s instructions.

5.       INTERNATIONAL TRANSFERS

Where any technology provider processes personal data outside the European Economic Area, the transfer is safeguarded by an adequacy decision of the European Commission.

Where the participant has authorised the publication of images on social media, the relevant platforms will process those images in accordance with their own policies, which may involve access from outside the European Economic Area.

6.       WHAT ARE YOUR RIGHTS?

The data subject may exercise the rights of access, rectification, erasure, objection, restriction of processing and data portability, and may withdraw any consent given at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

To exercise these rights, you may contact lopd@sensia-solutions.com or write to SENSIA SOLUTIONS, S.L., Calle Margarita Salas, 12, 28919 Leganés (Madrid), Spain, specifying the right you wish to exercise. Where SENSIA has reasonable doubts concerning your identity, it may request such additional information as is necessary to confirm it. SENSIA will respond within one month of receiving the request. This period may be extended in accordance with Article 12(3) GDPR.

If you consider that the processing does not comply with applicable data protection law, you may lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (Agencia Española de Protección de Datos), C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Spain – www.aepd.es.

7.       WHERE DO WE OBTAIN YOUR PERSONAL DATA FROM?

Personal data are obtained directly from the data subject.

8.       MINOR

RedLook Academy activities are intended for professionals over the age of eighteen. SENSIA does not knowingly process personal data relating to children.

9.       DATA SECURITY

SENSIA implements technical and organisational measures appropriate to the risk in order to ensure the confidentiality, integrity and availability of the personal data we process, in accordance with Article 32 GDPR.

10.    CHANGES TO THIS POLICY

SENSIA may amend this Privacy Policy to reflect changes in applicable law or in its processing activities. The current version will be published on this page together with the date on which it was last updated.

Last updated: [30/09/2026]

1.     INTRODUCCIÓN

Esta Política de Privacidad informa de los tratamientos de datos personales que SENSIA SOLUTIONS, S.L. realiza a través del sitio web redlookacademy.com y en la gestión de las actividades formativas de RedLook Academy, incluida la inscripción mediante el formulario de registro, conforme a los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Los demás tratamientos de SENSIA se explican en la política de privacidad publicada en www.sensia-solutions.com.

2.     ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO?

• Responsable: SENSIA SOLUTIONS, S.L. (en adelante, «SENSIA»)
• NIF: B-85560340
• Domicilio social: Calle Margarita Salas, 12, 28919 Leganés (Madrid)
• Contacto en materia de protección de datos: lopd@sensia-solutions.com

SENSIA no ha designado delegado de protección de datos. Cualquier cuestión sobre el tratamiento de sus datos puede dirigirse a la dirección anterior.

3.     ¿CON QUÉ FINALIDAD Y CON QUÉ BASE JURÍDICA TRATAMOS SUS DATOS?

A continuación se indican, para cada finalidad, los datos que tratamos, la base jurídica que legitima el tratamiento y el plazo durante el cual se conservan. Transcurridos los plazos indicados, los datos se suprimen o, cuando sea necesario para atender posibles responsabilidades, se conservan bloqueados conforme al artículo 32 de la LOPDGDD.

3.1. Solicitudes recibidas a través del formulario de contacto

• Finalidad: atender las consultas y solicitudes de formación a medida enviadas mediante el formulario de contacto o por correo electrónico, y hacer su seguimiento.
• Datos que tratamos: nombre, correo electrónico, asunto y los datos que el interesado incluya en su mensaje.
• Base jurídica: el consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD), que puede retirar en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.
• Plazo de conservación: el necesario para responder a la solicitud. Si la solicitud da lugar a la contratación de una actividad, los datos se tratarán conforme al apartado siguiente.
• Carácter de los datos: el nombre y el correo electrónico son necesarios para responder; sin ellos no podremos atender la solicitud.

3.2. Inscripción y participación en las actividades de RedLook Academy

• Finalidad: gestionar la inscripción, organizar e impartir la actividad, controlar la asistencia y emitir el certificado de asistencia; y, cuando la inscripción derive de una relación contractual o comercial con la entidad empleadora del participante, comunicarle la inscripción, la asistencia efectiva y el certificado expedido.
• Datos que tratamos: nombre y apellidos, correo electrónico corporativo, nombre completo y empresa para el certificado, cargo, país de residencia profesional, convocatoria, modalidad, idioma y nivel de experiencia previa; declaración del participante sobre listas de sanciones; asistencia y resultado de la evaluación, en su caso.
• Base jurídica: la ejecución de la relación contractual con el participante o la aplicación de medidas precontractuales a su petición (art. 6.1.b RGPD). La comunicación a la entidad empleadora se basa en el interés legítimo de SENSIA y de dicha entidad en gestionar y acreditar la formación (art. 6.1.f RGPD), frente al que el participante puede ejercer su derecho de oposición.
• Plazo de conservación: durante la actividad y cinco años desde su finalización, para acreditar el certificado expedido y atender posibles reclamaciones.
• Carácter de los datos: los datos marcados como obligatorios en el formulario son necesarios para tramitar la inscripción y emitir el certificado.

3.3. Logística de las sesiones presenciales

• Finalidad: adaptar la organización de la sesión presencial (catering, accesibilidad y movilidad) a las necesidades que el participante comunique.
• Datos que tratamos: preferencias alimentarias, alergias, intolerancias y necesidades de accesibilidad o movilidad. Algunos de estos datos pueden revelar información sobre la salud o sobre las convicciones religiosas del participante.
• Base jurídica: el consentimiento del participante (art. 6.1.a RGPD) y, cuando se trate de datos de salud o que revelen convicciones religiosas, su consentimiento explícito (art. 9.2.a RGPD).
• Plazo de conservación: hasta la finalización de la actividad; después se suprimen.
• Carácter de los datos: facilitarlos es voluntario y no condiciona la inscripción.

3.4. Cartas de invitación y apoyo para la tramitación de visados

• Finalidad: emitir, a petición del participante, la carta de invitación que necesite para tramitar su visado.
• Datos que tratamos: nombre completo según el pasaporte, número y fecha de caducidad del pasaporte, nacionalidad, fecha de nacimiento y las indicaciones que facilite el participante.
• Base jurídica: la aplicación de medidas precontractuales a petición del participante (art. 6.1.b RGPD).
• Plazo de conservación: hasta la emisión de la carta y la celebración de la actividad; después se suprimen, salvo que una obligación legal exija conservarlos.

3.5. Captación y uso de la imagen y la voz

• Finalidad: captar fotografías y grabaciones durante las actividades y utilizarlas en los ámbitos que el participante autorice: uso interno (archivo y formación interna), uso promocional (sitios web, catálogos, presentaciones, notas de prensa, ferias y material corporativo) y publicación en los perfiles corporativos de SENSIA y RedLook en redes sociales.
• Datos que tratamos: imagen y voz.
• Base jurídica: el consentimiento del participante (art. 6.1.a RGPD), otorgado de forma separada para cada ámbito, y su consentimiento expreso conforme a la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.
• Plazo de conservación: mientras se mantenga la finalidad informativa o promocional y, en todo caso, hasta la retirada del consentimiento.
• Carácter de los datos: la autorización es voluntaria y su denegación no afecta a la participación ni al certificado.

3.6. Listado de participantes para facilitar el contacto profesional

• Finalidad: facilitar a los participantes de una misma convocatoria un listado para el contacto profesional entre asistentes.
• Datos que tratamos: nombre y apellidos, empresa, cargo y correo electrónico corporativo.
• Base jurídica: el consentimiento del participante (art. 6.1.a RGPD).
• Plazo de conservación: hasta la retirada del consentimiento. El listado se distribuye una sola vez, al inicio de la convocatoria.

3.7. Información sobre futuras formaciones y actividades

• Finalidad: enviar, incluso por correo electrónico, información sobre futuras formaciones y actividades de RedLook Academy.
• Datos que tratamos: nombre y correo electrónico.
• Base jurídica: el consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD), que constituye además la autorización previa y expresa exigida por el artículo 21.1 de la LSSI.
• Plazo de conservación: hasta que el interesado retire su consentimiento. Cada comunicación incluye un medio sencillo y gratuito para hacerlo, conforme al artículo 22.1 de la LSSI.

SENSIA no adopta decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de los datos, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre el interesado o le afecten significativamente de modo similar.

4.     ¿A QUIÉN COMUNICAMOS SUS DATOS?

SENSIA no vende datos personales. Los datos pueden comunicarse a los siguientes destinatarios, solo en la medida necesaria para cada finalidad:

• Entidad empleadora del participante, cuando la inscripción derive de una relación contractual o comercial con ella: la inscripción, la asistencia efectiva y el certificado expedido.
• Otros participantes de la misma convocatoria, respecto del listado de contacto profesional, solo si el participante lo ha autorizado.
• Proveedores de catering y de servicios auxiliares de las sesiones presenciales: únicamente la información estrictamente necesaria, sin identificar su causa cuando sea posible.
• Plataformas de redes sociales, respecto de las imágenes cuya publicación haya autorizado el participante.
• Administraciones públicas, juzgados y tribunales, cuando exista una obligación legal.

Además, acceden a los datos los proveedores que prestan a SENSIA servicios de alojamiento del Sitio Web, formularios y colaboración, correo electrónico y videoconferencia, que actúan como encargados del tratamiento con un contrato conforme al artículo 28 del RGPD y tratan los datos únicamente siguiendo las instrucciones de SENSIA.

5.     TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

Cuando alguno de los proveedores tecnológicos trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en una decisión de adecuación de la Comisión Europea.

La publicación de imágenes en redes sociales, cuando el participante la haya autorizado, supone que las plataformas traten la imagen conforme a sus propias políticas, lo que puede implicar su acceso desde fuera del Espacio Económico Europeo.

6.     ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS?

El interesado puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de sus datos, así como retirar en cualquier momento los consentimientos otorgados, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a la retirada.

Para ello, puede dirigirse a lopd@sensia-solutions.com o por correo postal a SENSIA SOLUTIONS, S.L., Calle Margarita Salas, 12, 28919 Leganés (Madrid), indicando el derecho que ejerce. Si existen dudas razonables sobre su identidad, SENSIA podrá solicitar la información adicional necesaria para confirmarla. SENSIA responderá en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud, prorrogable en los términos del artículo 12.3 del RGPD.

Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid – www.aepd.es).

7.     ¿DE DÓNDE PROCEDEN SUS DATOS?

Los datos proceden del propio interesado.

8.     MENORES DE EDAD

Las actividades de RedLook Academy se dirigen a profesionales mayores de dieciocho años. SENSIA no trata conscientemente datos de menores de edad.

9.     SEGURIDAD DE LOS DATOS

SENSIA aplica las medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos que tratamos, conforme al artículo 32 del RGPD.

10.  MODIFICACIONES DE ESTA POLÍTICA

SENSIA podrá modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios normativos o en los tratamientos. La versión vigente se publicará en esta página con indicación de la fecha de su última actualización.

Última actualización: [30/09/2026]